La gestión de la integración del proyecto, es la forma en la cual se ejecutan todas las etapas de gestación, coordinación y ejecución de la dirección de proyectos. Por ello es importante considerarlo.
En la Guía del PMBOK® se reconoce la importancia que tiene todo esto para dirigir proyectos. Del mismo modo, es importante definir de qué se trata cuando se habla de gestión de la integración del proyecto. En esta sexta edición, podrás ver los conceptos clave sobre el tema.
La gestión de la integración del proyecto se refiere al conjunto de actividades que tiene que ejecutar un director de proyecto para poder ejecutar con éxito la toma de decisiones. Todas estas decisiones pasan desde la asignación de recursos, hasta la gestión de interdependencias dentro de las organizaciones. Es decir, que es un conjunto de actividades que al ser articuladas, permitirán el logro de los objetivos.
¿Qué sucede si no es puesta en práctica la Gestión de la Integración del Proyecto?
Todo daría como resultado la generación de no conformidades. A su vez, generaría retrasos en el logro de los objetivos. Inclusive, puede dar apertura a situaciones en las cuales ni siquiera se logren los objetivos.
Lo que busca la Gestión de la Integración del Proyecto es generar una asignación de cargas y responsabilidades entre todos los miembros de la organización. De la misma forma, busca articular las acciones de todos los involucrados para lograr la simplificación de trámites y procesos.
Al estar todo esto cohesionado, se podrán ver los resultados de la aplicación de cada una de las actividades para el logro de los objetivos. De lo contrario, éste sería el clásico desacierto que lleva a los directores del proyecto a la reingeniería constante.
La importancia del equilibrio de las actividades de integración
En relación a esto, se debe tener un equilibrio en estas actividades dentro del proceso de planificación. Entre éstas se encuentran:
Todas estas actividades se explican con detalle en la Guía del PMBOK® y paradójicamente; son parte de una temática poco discutida en la actualidad. Ante esto, recomendamos que puedas consultar este material didáctico dentro de la temática de la dirección de proyectos.
Es importante generar el equilibrio para aligerar y balancear las cuotas de responsabilidad en la gestión de proyectos. Para ello, es importante tener dominio de los tipos y funciones de los procesos de integración.
¿Cuáles son los procesos de la gestión de la integración del proyecto?
En la Guía del PMBOK® se describen cada uno de éstos. Sin embargo, es importante dar una percepción general acerca de cada proceso:
- Acta del proyecto: es un documento que se constituye y le confiere autoridad al director del proyecto. Este es el responsable de toda la gestión de la integración del proyecto. Lo autoriza a manejar recursos y a articular esfuerzos.
- Desarrollo del plan: en este se definen las responsabilidades, roles y corrección de no conformidades. No se puede dejar nada a la improvisación.
- Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto: Llevar a cabo y con estricta cabalidad, cada una de las actividades definidas en el plan. Esto corresponde también a los roles de la gerencia moderna (dirección y ejecución).
- Gestionar el conocimiento del proyecto: Buscar el constante aprendizaje organizacional a partir de la mejora del conocimiento del proyecto. Esto también significa desarrollar y mejorar los conocimientos existentes.
- Monitorear y controlar el trabajo del proyecto: Básicamente, es hacer un seguimiento de cada una de las etapas del proyecto. Esto es importante para la gestión de la integración del proyecto. Acá se pueden generar todas las acciones correctivas.
- Control integrado de cambios: En todo proyecto, se hacen correcciones. El problema con esto, es que a veces dichas correcciones no se hacen con celeridad. Este proceso es importante para estudiar, aprobar o declinar peticiones. Todo proyecto necesita simplificación de trámites para su éxito.
- Cerrar el proyecto o fase: Esto va dirigido al monitoreo de los indicadores y metas del proyecto o actividad. Una vez alcanzados, se deben dar por terminados. Esto ayudará al avance del proyecto en general.
- Con cada una de estas consideraciones, se puede hablar de gestión integral del proyecto. Conoce más de esto en la Guía del PMBOK®.
Otros detalles importantes en la gestión de la integración del proyecto
A muchos gerentes no se les aconseja conocer cuáles son los factores claves en su actuación. En este sentido, el rol del director del proyecto PMP debe estar consiente de éstos detalles:
- Fechas límite: al asignar responsabilidades y tiempos de entrega ¡es hora de hacer cumplir la planificación! Sin esto, no hay planificación exitosa.
- Proporcionar un plan a la dirección: la planificación no sólo lo debe tener el director del proyecto. El cronograma debe ser de conocimiento de todos y estar disponible en la dirección del proyecto.
- Asegurar la creación y uso del conocimiento: en muchos casos, la empresa cuenta con las habilidades pero se deben profundizar conocimientos para lograr los objetivos. Ante este escenario, se debe aplicar la gestión del conocimiento.
- Gestionar el desempeño y cambios en el plan: esta no es más que la capacidad de adaptarse como organización a los cambios que se pueden dar en el proyecto. Evaluar el desempeño es crucial para la medición de los impactos del proyecto.
Existen más actividades que forman parte de este complejo rol del director del proyecto, las cuales puedes consultar en la Guía del PMBOK®.
Finalmente, las buenas prácticas de la gestión de la integración del proyecto
Es aquí donde recobran importancia, las áreas de conocimiento en la dirección de proyectos. La gestión integral del proyecto requiere de la combinación de las demás áreas del conocimiento. No obstante, es importante establecer ciertas diferencias conceptuales.
Los directores son diversos. Por ello, al tener distintos estilos de liderazgo, lo recomendable es conocer algo de las tendencias en las buenas prácticas en los procesos de integración:
Herramientas automatizadas: muchos directores suelen automatizar el cruce de todas las informaciones. Por ello, la necesidad de contar con herramientas automatizadas es vital para el estilo de muchos directores de proyecto.
Herramientas visuales: Muchos directores ponen en práctica el análisis de situaciones a partir de herramientas visuales en vez de documentos por escrito. Esto responde a otros estilos de gerencia.
Metodologías híbridas: entre las distintas opciones, se encuentran las metodologías híbridas, que combinan las técnicas de análisis de negocio, así como elementos para tratar la complejidad en los proyectos.
Por todo esto, la gestión de la integración del proyecto debe ser tomada en cuenta como la base que se debe tomar en cuenta para dirigir un proyecto.
La gerencia de proyectos debe contar con todo este tipo de insumos para minimizar las no conformidades. Asimismo, para mitigar los riesgos asociados al uso indebido de los recursos. Saber medir estos aspectos, es una buena práctica en la implementación de un proyecto.