Todo proyecto es influido por el entorno. El Director de Proyectos puede experimentar situaciones complejas. Por ello, debe conocer los factores internos y externos que afectan a la organización. Adicionalmente, un director de proyecto debe conocer los fundamentos en los que actúa el entorno. De lo contrario, estaría exponiendo a la organización a situaciones difíciles de controlar. El más mínimo detalle, puede cambiarlo todo.
¿Por qué esto es tan importante en la dirección de proyectos?
Todo Director que desconozca el impacto del entorno en la realidad del proyecto, estaría arriesgando la pérdida de recursos y tiempo. Por ello, la Guía del PMBOK 6ª Edición habla acerca de todo lo relacionado con el impacto del entorno en los proyectos y organizaciones. Este tema es fundamental para el logro de los objetivos organizacionales.
¿Qué influencia tiene el entorno en los proyectos?
La Guía del PMBOK, describe los niveles de influencia del entorno en los proyectos, que a su vez; se encuentran plasmados en dos categorías importantes:
Los factores ambientales de las empresas, que son todas aquellas variables dentro y fuera de la organización que pueden cambiarlo todo. Es un plus importante que podrás encontrar en la Guía del PMBOK.
También describe a los activos de los procesos de la organización, que son todos aquellos insumos que sirven para la dirección de proyectos. Del mismo modo, se detallan los aspectos que deben tomar en cuenta las empresas para adaptarse a los entornos que se presentan en el contexto organizacional.
¿Cómo manejar el entorno de los proyectos?
Todo director debe saber cómo manejar los entornos. Por esto, en la Guía del PMBOK se destaca la importancia entre la optimización de los componentes internos de la empresa y del sistema que influye para dirigir los proyectos. Para manejar el entorno, se requiere del manejo de las siguientes áreas:
Las competencias, las cuales tienen que ver con todos los recursos administrativos con los que cuenta la organización para poder funcionar.
Las capacidades políticas, que son más que todo, las formas en las que se pueden comportar los miembros de la organización ante la existencia de políticas organizacionales internas de la empresa.
Marcos de gobernanza, que son los aspectos que influyen directamente en la toma de decisiones en la dirección de proyectos.
La relación del entorno con la estructura organizacional
En la Guía del PMBOK, encontrarás información clave acerca de éstos dos elementos. Por una parte, es importante conocer el concepto de estructura organizacional que tiene la empresa para enfrentar el entorno. Seguidamente, se deben conocer los tipos de estructura organizacional que pueden adoptar las empresas. Posteriormente, las empresas deben estudiar la influencia de dicha estructura en el entorno de sus proyectos.
Consideración final acerca del entorno en los proyectos
La planificación es situacional y estratégica. Por ello, a muchos directores les cuesta manejar entornos. Sobre todo, en aquellas situaciones donde los mismos, son muy cambiantes.
Como respuesta objetiva, en la Guía del PMBOK, se explica con detalles la importancia que tiene la creación de oficina de dirección de proyectos en la empresa. También se destacan los tipos de oficinas que se pueden crear para responder ante la situación del entorno. Es importante recordar, que la habilidad de adaptación de una empresa a las circunstancias, es clave para el logro de los objetivos.
Por todo esto, consulta la Guía del PMBOK y aprende a controlar las situaciones que originan los entornos. A su vez, encontrarás distintas herramientas que te ayudarán a sacar lo mejor de la planificación situacional para adaptarla a tu filosofía de gestión.