La gestión del alcance permite una visión objetiva para el alcance de las metas establecidas en la dirección de proyectos. En este sentido, permite concretar la inclusión y exclusión de lo necesario.
Gestionar el alcance del proyecto es concentrarse en qué necesita este para ser exitoso y qué no es necesario para ser removido y poder minimizar las posibilidades de fracaso. Gestionar el alcance del proyecto, busca optimizar los recursos y ser contundentes. Asimismo, requiere del conocimiento de terminologías clave (alcance del producto, alcance del proyecto) para la toma de decisiones y mejorar el rendimiento.
Por estas razones, en la Guía del PMBOK® se describen qué procesos intervienen en la gestión del alcance. Éstos son:
- Planificar la gestión del alcance
- Recopilar requisitos
- Definir el alcance
- Crear la EDT/WBS
- Validar el alcance
- Controlar todo el alcance
Nota importante: A pesar de ser procesos que en la práctica interactúan entre sí, los niveles de actuación varían según el contexto. Esto significa que las formas en las cuales estos procesos intervienen entre sí en la dirección de proyectos, puede variar en las organizaciones. La gestión del alcance en la Guía del PMBOK® se describe a nivel genérico, ya que es imposible conocer y describir cada una de estas variaciones.
Los conceptos clave de la gestión del alcance
Para un director de proyectos, es importante conocer toda la terminología asociada con la gestión del alcance. Un proyecto debe conocer sus limitaciones y recursos. Esto dejará un escenario proclive hacia la consecución de las metas con efectividad. Por ello es tan importante conocer el significado exacto del término “alcance”.
Existen dos contextos principales del “alcance” en la Guía del PMBOK
- Alcance del producto: En donde se describen las características y las funciones de un producto, servicio o resultado.
- Alcance del proyecto: es todo aquel trabajo que se realiza con el objetivo de entregar un producto, servicio o resultado a partir de la consideración de las características y funciones del mismo.
Otro concepto clave tiene que ver con los enfoques del ciclo de vida de un proyecto. Ante esto, los alcances del proyecto pueden ser predictivos o adaptativos. Con relación al primero, es cuando se establecen los entregarles del proyecto desde el inicio de la planificación del mismo, pudiendo ser distintos cambios de manera progresiva en medida que avanza el proyecto. Ahora bien, en cuanto a los adaptativos, los alcances son establecidos a través de iteraciones entre los miembros del equipo de trabajo con la dirección de proyectos donde se define y aprueba un determinado alcance antes del comienzo de la iteración.
Algo más acerca del alcance del proyecto adaptativo
El estándar indica que antes de cada iteración entre cada miembro del equipo, se debe conocer el orden de prioridad los elementos de la lista de registro de trabajos pendientes para poder entregar en la siguiente iteración. Esto establece una diferencia importante con respecto a un proyecto predictivo, donde los procesos se llevan a cabo al principio del mismo y se actualizan de acuerdo con las circunstancias que rodean al proyecto.
Dentro de este tipo de acciones, el estándar indica que se repiten tres procesos principales dentro de cada iteración. Éstos son recopilar requisitos, definir el alcance y crear la EDT/WBS. A partir de todo esto, se debe medir la conclusión del alcance para conocer la eficiencia y eficacia de la dirección del proyecto, específicamente con su plan.
Como nota importante, se debe destacar el hecho que el término “requisito” también es considerado dentro de la temática de la gestión del alcance del proyecto. Éste significa dentro de este contexto, una condición o capacidad que debe existir en un producto, servicio o resultado.
Por último, el estándar indica que se debe validar el alcance del proyecto. Es decir, formalizar la aceptación de los entregarles del proyecto que se haya completado durante el proceso. En este sentido, la validación se obtiene a partir de las entradas y salidas que genera dicha validación.
Se puede considerar una entrada, los entregables verificados que se obtienen del proceso de control de calidad. Ahora bien, se pueden también considerar una salida, los entregables aceptados que son formalmente firmados y aprobados por el interesado autorizado para tal fin.
Con relación a esto último, es importante destacar que el estándar considera que el interesado autorizado debe estar involucrado desde las primeras etapas de la gestión del alcance del proyecto. En este sentido, debe involucrarse dentro del proceso de planificación si es posible desde sus inicios. Todo esto, para dar todas las entradas necesarias sobre la calidad de los entregables. De esta forma, se estaría minimizando las posibilidades de improvisación. Al mismo tiempo, se podía evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.
Un punto que preocupa en la dirección de proyectos en cuanto a la gestión del alcance del proyecto
Existe un punto muy particular que preocupa en la dirección de proyectos. Este es la definición y alcance de los requisitos. Las organizaciones han podido notar que el adecuado manejo de este punto en particular, permite un mejor desempeño en el entorno. Es decir entonces, que las empresas utilizan el análisis de negocios para obtener ventajas competitivas. Esto lo hacen, a partir de una definición y gestión de los requisitos. Un requisito bien definido y medido, permitirá un mejor desempeño de la organización.
La gestión del alcance del proyecto es exitoso si se ejecutan las actividades inmersas en las entradas, salidas y medición de los requisitos. En relación a esto, la Guía del PMBOK® se describen las tendencias y prácticas emergentes en la gestión del alcance del proyecto, con el fin de poder definir, gestionar y controlar los requisitos.
Otros detalles adicionales inmersos en la Guía del PMBOK®
Esta guía es muy completa y provee todas las informaciones necesarias acerca de las entradas y salidas de los requisitos. Asimismo, considera. Importantes como por ejemplo las consideraciones sobre la adaptación de dichos requisitos a la gestión del alcance del proyecto como su proceso de planificación (desde las entradas, salidas y consideraciones generales) y la recopilación de los requisitos.
Un detalle final, es que tiene todas las consideraciones a ser tomadas en cuenta en cuanto a la definición del alcance. En este proceso, se indican los pasos a seguir para la selección de los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentación desarrollada.
Conocer más acerca de todos estos contenidos relacionados con la planificación, diseño y validación de la gestión del alcance del proyecto en la Guía del PMBOK®.