La gestión del cronograma del proyecto permite terminar un proyecto en el tiempo estimado. Por ello, en la Guía del PMBOK® se describen todos los procesos que debe considerar el director de proyectos.
En cuanto a la gestión del programa del proyecto, la dirección debe considerar cada uno de sus con el fin de tener más efectividad a la hora de alcanzar las metas establecidas. Lo más importante de todo esto, es poder cumplir las actividades en el tiempo estimado o hacerlo correctivos antes de que se generen escenarios de incumplimiento.
Los procesos inmersos en la gestión del cronograma del proyecto son los siguientes:
- Planificar la gestión del cronograma, el cual implica el establecimiento de las políticas, procedimientos y documentación para poder ejecutar las actividades de la dirección de proyectos (planificar, desarrollar, gestionar, ejercer y controlar cada uno de los tiempos del cronograma del proyecto.
- Definir las actividades, que significa todo el proceso de documentación de las acciones específicas que se deben realizar para elaborar los entregarles del proyecto.
- Secuenciar las actividades, que representa el proceso de las relaciones y sus etapas de planificación y documentación. Esto se hace específicamente entre las actividades del proyecto y establecer su secuencia.
- Estimar la duración de las actividades, en la cual se estiman los tiempos y períodos de trabajo para finalizar las actividades individuales a partir de los recursos estimados.
- Desarrollar el cronograma, donde se analiza la secuencia de las actividades, requisitos de recursos, restricciones del cronograma y aspectos relacionados con las duraciones de las actividades. Todo esto, con el fin de crear el modelo se cronograma de proyecto para su posterior ejecución.
- Controlar el programa, lo cual significa una historia del estado general del proyecto con el fin de hacer correcciones que puedan requerirse y poder actualizar el cronograma oportunamente. Se utiliza de igual modo, para gestionar los cambios a la línea base del cronograma.
Nota importante: a pesar de que en la guía se establecen cada uno de estos procesos y sus posibles relaciones entre sí, es difícil tener una secuencia estandarizada de los mismos. La razón de esto, es que los entornos de las empresas así como las interacciones entre el personal y la dirección de proyectos, pueden variar significativamente.
Conceptos clave para la Gestión del Cronograma del proyecto
En la guía se dan a conocer los aspectos o conceptos clave que se deben tomar en cuenta para la gestión del cronograma del proyecto. El primero de ellos es la programación del proyecto. Esta consiste en proporcionar un plan detallado que explica la forma y el momento en el cual serán entregados los productos, servicios o resultados definidos previamente. A su vez, sirve como herramienta para establecer comunicaciones, así como para la gestión de expectativas. Por último, este elemento sirve para la medición del desempeño del equipo en la propia dirección de proyectos.
Ahora bien, otro aspecto a tomar en cuenta es al equipo de dirección del proyecto. Esto es debido a que este equipo selecciona un método de planificación (ruta crítica o enfoque ágil). Luego se ingresan los datos específicos en la herramienta de planificación para crear el modelo de programación. Los datos son las actividades, las fechas planificadas, duraciones, recursos, dependencias y restricciones. Todo esto deja como resultado, el cronograma del proyecto.