Extraer las lecciones aprendidas de un proyecto es una de las salidas de los procesos de cierre que estudiamos en la certificación PMP® y CAPM®, y que no se nos debe olvidar hacer. En este artículo te contamos como hacer una reunión para recopilar las lecciones aprendidas al cierre de proyecto, quien debe asistir y cuales son las preguntas que debemos realizarnos. Evalúa el éxito y las dificultades encontradas durante la ejecución del proyecto analizando qué se hizo bien y qué no se hizo bien.
¿Qué son las lecciones aprendidas?
Al finalizar un proyecto siempre es útil hacer una sesión de lecciones aprendidas para evaluar la gestión del proyecto e identificar qué se ha hecho bien, que se ha hecho mal y, sobre todo, los aspectos que se pueden mejorar.
Las lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto deben ser detalladas por escrito, ya que luego serán útiles para mejorar nuestras habilidades de dirección de gestión de proyectos. Aprovechar al máximo la sesión de lecciones aprendidas es particularmente útil para obtener una certificación PMP®.
Ahora bien ¿en qué consiste la sesión de lecciones aprendidas?
La sesión de lecciones aprendidas es una reunión posterior a la finalización de un proyecto, donde todo el equipo involucrado en el proyecto revisa con detenimiento varios aspectos del proyecto recién culminado. El objetivo será crear un documento de lecciones aprendidas, que puede servir como guía o referente en proyectos futuros.
Llevar a cabo esta sesión requiere preparación por parte de los miembros del equipo y, en especial, requiere de la máxima atención del Director del proyecto, quien debe organizar la sesión y asegurarse de obtener todas las lecciones aprendidas del proyecto.
A continuación, detallamos como hacer una sesión de lecciones aprendidas paso a paso:
Planifica la sesión de lecciones aprendidas
- Planificar la sesión correctamente es tan importante como llevarla a cabo. Comienza por informar a todas las personas involucradas en el proyecto acerca de la realización de la sesión.
- Durante la sesión de lecciones aprendidas es indispensable que todo el equipo que trabajo en el proyecto esté presente, además, es importante que los contratistas y el cliente, estén presentas y participen en la sesión.
- En algunos casos el patrocinador del proyecto también puede ser un participante relevante durante la sesión de lecciones aprendidas. Sin embargo, es necesario considerar que la participación del patrocinador en esta sesión puede cohibir a otros miembros del equipo.
Prepara el formato de lecciones aprendidas
- Documentar las reflexiones y análisis de los participantes de la sesión es fundamental para poder generar la lista de lecciones aprendidas. Existen muchas formas de documentar la sesión de manera organizada, generalmente se utiliza un formato de matriz de características.
- Una matriz de características es una tabla sencilla de tres columnas en las que comúnmente se colocan los siguientes renglones o categorías:
- cosas que salieron bien,
- aquello que salió mal o se puede mejorar, y
- cosas que están fuera del control de los participantes del proyecto.
Informa a todos sobre las actividades y objetivos de la sesión
- Al comenzar la sesión de lecciones aprendidas es importante dar un pequeño resumen del objetivo de la sesión. En este momento es conveniente designar a una persona encargada de escribir los aportes y comentarios de los demás participantes en la matriz de características.
- Una de las formas más fáciles y eficientes de hacer esto es utilizar una pizarra o un proyector para dibujar la matriz de características de manera visible para el resto del equipo.
Comienza la lista de lecciones aprendidas
- Comenzar la lista es bastante sencillo, basta con preguntar a cada uno de los miembros del equipo sus impresiones acerca del desarrollo del proyecto. Es decir, se debe comenzar preguntando a todo el equipo ¿qué salió bien?, para luego cuestionar ¿qué salió mal o que se puede mejorar? Finalmente, hablaremos sobre aquellos problemas más allá del control del equipo.
- Deberemos ir completando de manera ordenada cada una de las columnas de la matriz de características.
- Como director de la sesión es importante mantener un ambiente agradable de manera que los miembros del equipo puedan abrirse y contar su experiencia con sinceridad.
Tres rondas de reflexión
- Primera ronda: se revisarán aquellas cosas que salieron bien. Una vez terminada esta ronda de preguntas es importante reconocer el buen trabajo del equipo.
- Segunda ronda: se revisarán las cosas que salieron mal. Es necesario evitar que la sesión se convierta en un espacio para señalar culpables, en ese caso es necesario recordar que el objetivo de la sesión es aprender de la experiencia para mejorar la gestión de proyectos.
- Tercera ronda: las cosas que están fuera del control del equipo. Es importante tomar en cuenta todas aquellas cosas que afectaron el proyecto y que deben ser tomadas en consideración durante la gestión de riesgos de proyectos futuros.
Reporta las conclusiones de la sesión
- Escribir un reporte con las conclusiones de la sesión es fundamental para poder aprender de la sesión. Al escribir el reporte se deben comparar los objetivos iniciales del proyecto con los resultados, es decir, con lo que se logró.
- El objetivo de este reporte y de la sesión de lecciones aprendidas es utilizar esta información para siguientes proyectos para así evitar volver a cometer los mismos errores.
- La sesión de lecciones aprendidas y la redacción del resumen del proyecto son parte de la gestión del proyecto, por tal motivo en algunas empresas y organizaciones el proyecto no se cierra hasta que se completen estas actividades.
- Por otro lado, existen algunas empresas que no requieren este reporte, sin embargo, siempre es positivo hacer la sesión de lecciones aprendidas y el reporte, ya que esto hace más eficiente el proceso de gestión de proyectos.
- Adicionalmente, el reporte de lecciones aprendidas puede servir como una herramienta de ventas para futuros proyectos.
¿Todo termina aquí?
Como Director de proyectos, la sesión de lecciones aprendidas tiene otros beneficios adicionales, especialmente para aquellos interesados en obtener una certificación PMP.
La sesión lecciones aprendidas es una herramienta neurálgica para aprender a gestionar proyectos, puesto que se basa en aprender de los errores y aciertos cometidos durante la ejecución de un proyecto. A través de la sesión de lecciones aprendidas la gestión de proyectos se convierte en un proceso de continuo aprendizaje y retroalimentación, donde todos los elementos de la lista de lecciones aprendidas son oportunidades para hacer una mejor gestión de proyectos.
Autores: Elisabeth Pérez e Iban Santos